Как создать оптимальную структуру компании | Управление предприятием | Статьи | Бизнес Образование России

Статьи

45
 
Как создать оптимальную структуру компании

Как создать оптимальную структуру компании

Когда ты работаешь один, на первый взгляд, не нужно никакой организационной структуры для твоего небольшого предпринимательства. Все функции, которые  необходимо выполнять, чтобы зарабатывать деньги, кажутся тебе настолько очевидными, понятными, что не нуждаются в каком-либо дополнительном описании или разъяснении. Одним словом, предприниматель-одиночка очень хорошо знает всю свою работу и знает, как эта работа превращается в деньги. И с этим у него обычно не возникает никаких проблем.

А проблемы начинаются, когда «в помощь предпринимателю» появляются первые сотрудники. В первые же дни их работы начинающий организатор компании не перестает удивляться «глупости» этих сотрудников в вопросах работы компании. Они, на его взгляд, не видят и не понимают очевидных вещей. Но в большинстве случаев это кажущаяся глупость.

Вы удивляетесь, насколько  взгляд сотрудников на работу вашей компании отличается от вашего собственного, естественно, более правильного взгляда. Просто вы и они видите одну и ту же компанию с разных точек зрения. Это очевидно. И вам, как основателю, гораздо проще понять вашу компанию, чем им. Хотя бы потому, что ваша компания находится очень близко к вам, она находится в вашем разуме.

Когда вы смотрите на то, как организован ваш бизнес, какие функции в нем должны выполняться и какие потоки должны существовать, то вы смотрите, на самом деле, на информацию, которая содержится исключительно в вашем разуме. И ваш разум, как правило, единственный носитель информации о вашем бизнесе.

В отличие от вас, у ваших сотрудников нет доступа к вашему разуму. К счастью!.. К счастью, и не требуется, чтобы сотрудники имели доступ к вашему разуму, лучше пусть развивают и используют свой. Но им требуется доступ к информации.

Для нормальной организованной работы компании вам и всем вашим сотрудникам нужно работать в одной компании. Это кажется очевидным. Но, пока вы не описали работу вашей компании в виде схем и документов и не сделали это в той или иной степени известным всем сотрудникам. До тех пор каждый ваш сотрудник будет работать в отдельной компании, структуру и принципы работы которой он придумал сам и хранит в собственном разуме.

У каждого сотрудника своя картина работы компании. Эти картины могут сильно отличаться друг от друга, и, что самое неприятное, от вашей картины. Это приводит к непониманию, конфликтам, медленной работе, перекладыванию ответственности, низкой результативности командной работы и, как следствие, к недостаточному доходу.  Компания достигает меньшего, чем могла бы.

Это ваша ответственность — дать сотрудникам необходимую и одинаковую информацию об устройстве и работе компании.

Нарисуйте в виде схемы структуру вашей компании. Какие существуют подразделения, какие функции они выполняют, кому подчиняются. Это может быть достаточно простая схема, но это будет гораздо лучше, чем отсутствие даже такой схемы. Ее можно обсуждать с сотрудниками, можно улучшать и детализировать. Эта схема даст вам какую-то начальную точку в создании оптимальной структуры вашей компании. И самое главное, каждый сотрудник будет видеть одну и туже схему компании. Приходить к пониманию станет легче. На самом деле, это только начало организации компании, но это очень хорошее начало.

Вот некоторые рекомендации и критерии для создания структуры компании. Они приводятся не в порядке их значимости. Это просто то, на что очень желательно обратить внимание при создании оптимальной структуры.

  1. При создание структуры смотрите на конечный результат работы компании. Для производства и предоставления какого продукта или услуги ваша компания предназначена? Хорошая схема компании является обобщенным описанием работы конвейера (механизма) по созданию продукта компании.
  2. Старайтесь создавать структуру без привязки к конкретным сотрудникам, которые работают в компании. Это не всегда просто. Рассматривайте необходимые функции, а не существующих специалистов. Не выбрасывайте функцию только потому, что сейчас ее некому выполнять. И не объединяйте разноплановые функции в одно подразделение только потому, что сейчас их выполняет один человек.
  3. Располагайте подразделения в порядке их следования в производственном процессе. Например, сначала продажи, потом бухгалтерия, потом склад и т.д. Так будет проще видеть и понимать работу компании.
  4. Не допускайте, чтобы какое-то подразделение подчинялось напрямую нескольким руководителям. Существует много примеров, когда сотрудники получали разные, иногда противоречащие друг-другу, распоряжения от разных руководителей, приходили от этого в замешательство, в итоге не выполняли ничего или совершали глупости.
  5. Создавайте структуру компании «на вырост». Постарайтесь «заглянуть» в будущее и увидеть функции, которые могут скоро пригодиться.
  6. Обязательно распечатайте получившуюся схему и познакомьте с ней сотрудников. Идеально, если вы запишите ваш рассказ о разработанной структуре (видео, аудио или простой текст). Это сэкономит ваше время в дальнейшем, новым сотрудникам можно будет давать изучить эти материалы, а не рассказывать все самому. Сама схема должна быть легко доступна всем сотрудникам, например, вывешена в офисе компании.
  7. Периодически (как минимум раз в год) пересматривайте структуру компании. По мере роста и развития компании могут появляться новые функции или подразделения, вносите их в схему и делайте известными для сотрудников.

Организационная структура — это, можно сказать, конструкция компании. А когда человек что-то конструирует, он на время становится инженером.

У инженеров есть одна профессиональная «хитрость», которую они используют в работе. Они с удовольствием обсуждают это в своей профессиональной среде, но стараются не выносить на широкое обозрение. Хитрость заключается в том, что инженеры очень редко изобретают что-то по-настоящему новое, что-то, чего раньше не существовало вообще.

Новые изобретения — это, как правило, простое улучшение и модернизация уже существующих вещей. Инженер, решая поставленную задачу, всегда сначала изучает уже существующие решения (прототипы), а затем улучшает их. В народе такой подход называется «не изобретать велосипед».

Этот принцип в полной мере применим и к созданию оптимальной структуры компании, оптимальной оргсхемы.

Автор: Дмитрий Кайзер
Опубликовал: БизнесФорвард-Екатеринбург
обучение
по темам

Бизнес Образование России

Все семинары, тренинги, курсы, новости, компании и бизнес-тренеры в области бизнес обучения

добавить на Яндекс