О необходимости периодического пересмотра регламентов | Система качества, ISO | Статьи | Бизнес Образование России

Статьи

11
 
О необходимости периодического пересмотра регламентов

О необходимости периодического пересмотра регламентов


Регламенты требуют периодического пересмотра - в силу того, что внутреннее устройство организации и внешние факторы изменились и могли появиться новые инструменты управления эффективностью. 

 Пример из личной практики: организация - федеральный оператор связи. В процессе каждого подключения клиента - юридического лица - в числе прочих заполнялся "Отчёт о списании материалов". Целый лист формата А4, который подписывался в т.ч. представителем организации-клиента. По сути, полезной информации там было немного - только перечень списанных материалов (метраж кабеля, количество коннекторов, скобок и т.д.). В начале работы, когда подключений было не слишком много, этот отчёт делали в соответствии с регламентом. Когда темпы новых включений начали расти, решили заранее пересмотреть регламент подключений и первым делом обратили внимание на этот отчёт. Было предложено 2 варианта - таблицу с перечнем израсходованных материалов перенести в "Акт сдачи-приёмки услуг", либо вовсе отказаться от данного документа. Разбираясь дальше, выяснили, что по итогам месяца Руководитель службы эксплуатации сети все указанные отчёты переводил в единый Реестр израсходованных материалов; полный комплект документов (отчёты по каждому подключению и общий реестр) он отправлял в бухгалтерию, которая повторно (!) формировала реестр израсходованных материалов на основании полученных отчётов по каждому подключению. И проводила сравнение своего реестра с реестром руководителя службы эксплуатации сети. 

 В результате было принято решение изменить регламент по следующим позициям:

1. Отменить отчёт по каждому отдельному включению

2. Вести единственный реестр израсходованных материалов, ответственный за ведение - руководитель службы эксплуатации сети

 Т.о., итогом  стало упрощение процедуры подключения новых клиентов и сокращение временных и денежных затрат на данный процесс. 

 

 С какими вопросами следует подходить к пересмотру процедур:

- действительно ли необходим каждый из документов Процедуры и что будет, если его не заполнять?

- действительно ли необходимо участие всех указанных сотрудников и что будет, если их не привлекать к участию в данной процедуре?

- кто является ответственным за конечный результат выполнения процедур и каким образом этот результат учитывается в его мотивации?

Для разработки с нуля необходимых регламентов и корпоративной документации, равно как и улучшения существующих процессов, обращайтесь в Тони Ка консалтинг 

Автор: Тони Ка консалтинг

Бизнес Образование России

Все семинары, тренинги, курсы, новости, компании и бизнес-тренеры в области бизнес обучения

добавить на Яндекс