Подготовка к переговорам с поставщиками | Логистика, снабжение | Статьи | Бизнес Образование России

Статьи

16
 

Подготовка к переговорам с поставщиками


Виды переговоров с поставщиками

В процессе закупочной деятельности мы ведем большое количество переговоров:

  • выясняем возможности потенциального поставщика,
  • проводим предварительные переговоры о заключении сделки,
  • заключаем сделки и подписываем контракты,
  • договариваемся о процессе поставок,
  • выясняем ход выполнения заказа,
  • предъявляем претензии,
  • отрабатываем претензии поставщика,
  • изменяем условия контракта и др.

Свыше 50% эффективности всего процесса закупок зависят от того, как были подготовлены и проведены соответствующие переговоры. Переговоры – это тоже процесс. И как каждый процесс он делится на логические этапы и на каждом этапе необходимо добиться определенных результатов, которые являются необходимым ресурсом для выполнения следующего.

Сегодня мы поговорим о первом этапе. Очень важном.

Подготовка к переговорам

“Идти на переговоры без подготовки – это все равно, что выйти на ринг против Кличко, не умея даже бегать”

Определяем цели

В первую очередь мы определяем цель данных переговоров. Переговоры – это торги, поэтому необходимо обозначить диапазон целей – минимальный и максимальный результаты. Цель должна быть записана, сформулирована очень конкретно, иметь количественные и качественные показатели измерений, реалистична с точки зрения внутренних ресурсов вашей компании и возможностей поставщика, согласована с целями других процессов.

Необходимо проработать варианты: объемы, стоимость единицы и всей партии, условия оплаты, количество поставок, доставка, норма упаковки, гарантийные обязательства и сервис, срок действия договора и другие, важные для вас параметры. Компоновка всех составляющих приведет к общей стоимости этой закупки. Нужно четко обозначить для себя условия со стороны поставщика, при которых мы не пойдем на сделку.

Кроме того, в переговорах всегда есть промежуточные цели – можно получить информацию о рынке поставщиков, о своих конкурентах, о возможном развитии событий в будущем, об альтернативных продуктах и т.д.

Составляем перечень требований

Партнерство требует компромиссов и равносостязательности сторон. Возьмите себе за правило ведение переговоров под девизом «Уступка за уступку!». Поэтому обязательно подготовьте перечень требований к поставщику и оцените стоимость каждого требования. Ответьте на вопрос: какую пользу в количественном и качественном выражении это принесет сейчас и в будущем.

Просчитываем свои уступки

Если Вы будете требовать и торговаться, то Вам необходимо подготовить и ответные уступки со своей стороны. И здесь тоже важна цена вопроса.

Расчертите лист на 2 части. В левой части запишите уступки, которые стоят конкретных денег. Например, предоплата, оплата по факту, сокращение отсрочки платежа, самовывоз, увеличение объема закупки, уменьшение количества поставок и др…

В правой колонке составьте перечень уступок, которые, на первый взгляд, не стоят денег, но дают другую пользу-выгоду для вашего партнера. Например, гарантия заказов определенных объемов, поддержка марки поставщика, содействие в рекламной кампании, планируемое производство, обратная связь о потребителе, статистика региональных продаж, индивидуальная схема логистики и приемки товара, личный контроль документооборота и др. Этот перечень может быть длинным и зависит от конкретного поставщика и его представителя.

Готовим аргументы

Закупщик тоже продает. Продает деньги и …будущие деньги. Научитесь продавать поставщику те качества вашей компании, которые отличают вашу фирму от других и позволят поставщику не только сейчас, но и в будущем получать прибыль от работы с вами.

На этапе подготовки продумайте все возможные аргументы, которые будут обосновывать ваши требования. Каким ожиданиям вашего партнера эти аргументы соответствуют? Не забывайте про то, что весомость аргументов зависит от точки зрения. Попробуйте встать на позицию вашего партнера и посмотреть на аргумент его глазами. Если вам необходимо добиться новых условий, то стоит подготовить графики и диаграммы, которые показывают динамику роста объемов закупок, темпы потребления, планы и прогнозы увеличения объемов в будущем. Визуализация данных подчеркнет значимость вашего аргумента. Продумайте также критерии, по которым вы будете оценивать предложение поставщика.

Выясняем информацию о поставщике

Составьте обязательно перечень информации, которую вам необходимо получить в ходе переговоров, продумайте вопросы, с помощью которых вы получите эту информацию. Каждый продавец сейчас ведет «карточку клиента». То есть, вся информация о контактах с вами фиксируется и используется в будущем. Это информация о договорах, запросах, рекламациях, днях рождения и даже о том, как зовут вашего попугая. При этом я знаю на данный момент не больше десяти закупщиков, которые ведут аналогичные «карточки поставщика». Не кажется ли вам, что продавцы лучше подготовлены к переговорам?

Если вы уже раньше работали с этим поставщиком, то поднимите историю контактов, статистику поставок, описание минусов в работе обеих сторон, обещания и ожидания сторон, данные ранее, отчеты о предыдущих переговорах и т.п. При наличии серьезных минусов в деятельности поставщика, определите, как конкретно должен измениться поставщик, чтобы соответствовать вашим требованиям, найдите способ убеждения поставщика в необходимости изменений. Особенно тщательно необходимо выполнить эту работу в тех случаях, когда вы зависите от этого поставщика, и его смена будет крайне невыгодной для компании.

Немаловажным ресурсом является знание механизма принятия решений в компании поставщика. Кто принимает решение, кто влияет на принятие решения, сколько времени и по какой схеме решение принимается, каков уровень полномочий контактного лица, в каких рамках это лицо принимает решение.

Готовим комплименты

Для создания позитивной эмоциональной атмосферы многие переговорщики применяют технику малого разговора. Это может быть увлекательный для собеседника рассказ, информирование о каких-либо значимых для него событиях, цитирование общих знакомых или воспоминание о прошлом разговоре. Кроме того, информация о компании поставщике или его рынке наверняка просачивалась в прессе, размещалась в Интернете, сообщалась вашими знакомыми. Ее вы тоже можете использовать. Найдите свою тему и подготовьтесь к ней.

Собираем «портфель переговорщика»

Если вы встречаете поставщика у себя, то подготовьте переговорную комнату, позаботьтесь о чае/кофе, устраните возможные помехи и ситуации, за которые вам придется извиняться, сделайте так, чтобы промежуток между организационными и содержательными моментами был коротким и приятным.

Перед переговорами проверьте свой «рабочий стол» (или «портфель переговорщика») - визитки, бланки, шаблоны, статистика, сертификаты, договоры, рекламные материалы, калькулятор и, наконец, блокнот и ручка должны быть у вас под рукой, независимо от места проведения переговоров. Проверьте, что телефон переведен в режим «без звука», чтобы никто не отвлекал вас от серьезного разговора и торгов.

Выполнив все эти пункты, Вы будете себя чувствовать гораздо увереннее и сможете добиться большего на переговорах. Теперь надо составить чек-лист подготовки к переговорам.

Чек-лист подготовки к переговорам

  • Я определил цели переговоров в диапазоне минимум-максимум
  • Я выяснил реальную текущую ситуацию на рынке и убедился, что предполагаемые мною условия сделки выгоднее среднерыночного предложения
  • Я узнал историю взаимоотношений нашей компании с этим поставщиком
  • Перечень требований к поставщику подготовлен и проранжирован по степени важности для нашей компании
  • Я подготовил перечень псевдоуступок и реальных уступок, на которые мы можем пойти в ответ на уступку или требования поставщика
  • Я знаю всю необходимую информацию о поставщике, об его поставщиках, его конкурентах, о других клиентах поставщика
  • У меня составлен список вопросов к поставщику, на которые я должен получить ответы в ходе переговоров
  • Я подготовил свои аргументы, чтобы убедить поставщика принять наши условия
  • Важная информация, которую я хочу донести до поставщика, визуализирована и наглядно показывает выгоду для поставщика
  • Я знаю, с кем конкретно буду вести переговоры, его должность, опыт работы, сферу его ответственности при принятии решения о сделке
  • Я продумал комплименты и малый разговор для вступления в контакт и создания позитивной атмосферы в переговорах
  • У меня собран «портфель переговорщика»
  • Я договорился о том, когда, где, с кем и в какое время буду вести переговоры
  • Я подтвердил готовность встречаться вечером или утром перед выездом на переговоры (встречей поставщика в нашем офисе)
  • Я уверен в себе, настроен позитивно и готов вести переговоры
Автор: Наталья Уразова
Источник: http://urazova.com
Обучение
Статьи по темам

Бизнес Образование России

Все семинары, тренинги, курсы, новости, компании и бизнес-тренеры в области бизнес обучения

добавить на Яндекс