Быстрая разработка регламентов процессов, должностных инструкции и положений о подразделениях в программе Business Studio | Система качества, ISO | Статьи | Бизнес Образование России

Статьи

11
 

Быстрая разработка регламентов процессов, должностных инструкции и положений о подразделениях в программе Business Studio


Прежде чем приступить к разработке регламентирующей документации, в Business Studio необходимо внести подробную информацию о должностной структуре вашей организации. Для этого в программу вносятся: перечень структурных подразделений, перечень должностей, информация о сотрудниках (Ф.И.О., контактный телефон, электронный адрес), при необходимости, список ролей сотрудников. Благодаря этой информации вы можете построить штатное расписание, а также распространить в организации актуальный список сотрудников с контактными телефонами и электронными адресами. Аналогичным образом программа позволяет вести справочник всех контрагентов: поставщиков , заказчиков и др. Business Studio предоставляет возможности для схематического моделирования бизнес-процессов в четырех нотациях: для описания взаимодействия процессов друг с другом - в нотации IDEF0, для описания порядка выполнения процесса или процедуры - в нотации EPC, в простой блок-схеме или в кросс-функциональной блок-схеме.
При создании блок-схем, на диаграмму, созданную в графическом редакторе Visio, переносятся: должности участников процессов, связи между шагами процессов, показывающие потоки материальных объектов (инструменты, материалы, сырье) или документы (электронные бумажные или), а также базы данных, информационные системы и т.п. Вся информация о документах, ТМЦ, информационных базах сохранится в соответствующих справочниках системы в виде списков. К любым документам, указанным на диаграмме, можно привязать файл с шаблоном этого документа. Перечень всех документов и шаблонов будет сохраняться в справочнике программы.
На следующем этапе разработки регламента процесса все дополнительные параметры процесса необходимо внести в карточку процесса: название, содержание, результат, сроки, владельца и исполнителей, нормативные документы, показатели (KPI).
Результаты вашей работы в редакторе Visio и дополнительная информация, внесенная на карточке процесса, сохраняются в справочниках программы и позволяют автоматически создать любые регламентирующие документы, матрицы ответственности или отчеты. Для этого предназначены отчеты: «Регламент процесса», «Матрица процесса», «Документооборот процесса» и др.
При создании иерархии бизнес-процессов, все процессы сохраняются в одноименном справочнике, отображая свою вложенность и получая нумерацию автоматически. Предоставление доступа к программе остальным участникам проекта позволяется организовать единое хранение, совместную работу над проектами регламентов, регистрировать историю изменений, версии, доступность документов, организовать рассылку для согласования и утверждения документа.
При каждом указании владельца процесса или исполнителя участвующего в каком-либо шаге процедуры, информация функции каждого сотрудника автоматически переносится в справочники должности. Таким образом, в программе накапливается информация о функциях сотрудников. Для построения актуальной должностной инструкции или получения отчета о деятельности необходимо построить любой из отчетов: «Должностная инструкция», «Значения показателей, контролируемых должностным лицом, за период», «Текущие значения показателей, контролируемых должностным лицом», «Матрица ответственности субъекта».
Соответствующие документы и отчеты моментально строятся и для структурных подразделений: «Положение о подразделении», «Список сотрудников», «План корректирующих и предупреждающих действий подразделения», «Матрица ответственности субъекта».
Таким образом, поддержание актуальности нормативных документов системы управления сводится к изменению карточки и диаграммы процесса. Такие изменения могут выполняться специалистами службы качества, отдела менеджмента качества, отдела по работе с персоналом или руководителем структурного подразделения в рамках своих должностных обязанностей. После внесения всех изменений и сохранения новой версии документа, он рассылается на согласование и утверждение. При условии строго соблюдения такой процедуры, все документы организации останутся актуальными и доступными для исполнителей на рабочих местах, а сотрудники избавятся от трудоемкой корректировки бумажного массива документов.
Доведение документации до сотрудников осуществляется через выгрузку в установленную папку локальной сети определенного перечня отчетов, создающих регламентирующие документы, либо более простым и удобным способом – с помощью HTML-навигатора на внутреннем портале организации. HTML-навигатор выглядит аналогично Business Studio, но при выборе объекта справочника, сотруднику доступны уже созданные регламенты процессов, должностная инструкция, положение о подразделениях или другая отчетная информация. Каждая организация применяет свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя мастер создания отчетов, с помощью которого изменяются или создаются новые отчеты и документы.
В заключение добавлю, что по при первом знакомстве с работой в программе, некоторые клиенты высказывают мнение о трудоемкости работы в программе и поддержки ее данных в актуальном состоянии. Наш опыт показал, что первые шаги действительно бывают трудными, но время, потраченное на первоначальное внесение информации в программу и создание первых документов, в последствии компенсируется скоростью корректировки, внедрения и распространения следующих версий документов и отчетов.
Следующая статья посвящена применению программы Business Studio при разработке и поддержке функционирования системы менеджмента качества, или любой другой системы менеджмента, соответствующей стандартам ISO/OHSAS.
Автор: Волков Дмитрий Анатольевич

Бизнес Образование России

Все семинары, тренинги, курсы, новости, компании и бизнес-тренеры в области бизнес обучения

добавить на Яндекс